1- Após encerrar a folha mensal de dezembro, com as datas de processamento em branco, emitir os relatórios como provisão de 13º, férias e integração contábil se a empresa normalmente utiliza no encerramento mensal.
2- Em seguida acesse o menu \ Processamentos \ Rotina Anual \ Encerramento Anual
Se já possui a folha mensal gravada em disquete ou em pasta <Continua>
Data do ultimo dia do ano - como padrão o sistema já informa o dia mês e ano ou altere para 31/12/2008.
Excluir os demitidos até - como padrão o sistema informa 11/2008, ou seja até esta data serão excluídos.
3- Confirmando os dados do sistema responda Sim para mensagem que criara uma pasta com os dados do ano correspondente de janeiro a dezembro e todos os funcionários (ativos e demitidos).
A pasta ou diretório destino o sistema sugere como C:\MFF\DADOS\2008DADO ou C:\MFF\DADOS\2008(nome da empresa), mas pode ser alterado como por exemplo C:\MFF\DADOS\ANO2008 ou C:\MFF\DADOS\RAIS2008.
4- Após gravar a pasta será iniciado o encerramento anual, visualizando o código dos funcionários e os períodos.
O tempo deste processamento depende da velocidade de processamento do computador e a quantidade de funcionários admitidos e demitidos durante o ano.
5- A próxima tela serve para carregar os horários e feriados para o ano posterior, onde deve ser carregado individualmente, como exemplo horário 001 após 002 até carregar todos os horários individualmente que podem ser vistos com as teclas Ctrl+F8.
Os horários podem ser carregados depois com as datas de processamento em janeiro, deixando em branco o campo e teclando <enter>.
6- O sistema lembrara o nome da pasta com os dados do ano anterior, tecle <enter>, outra mensagem informando que o encerramento anual foi concluído sem erros, tecle <enter>, fechara o sistema da folha.
7- Acesse novamente a folha e informe nas datas de processamento em branco o novo período para janeiro.
Se durante o período de janeiro surgir a mensagem Atenção...O encerramento anual foi executado? confirme <continua>.
8- Para confirmar se o encerramento anual foi realizado com sucesso acesse o menu \ Cadastros \ Parâmetros \ Datas de Pagamentos \ Alterar
A mensagem deve ser Arquivo vazio.
9- Se os horários e feriados ainda não foram carregados, devem ser carregados após informar as datas de processamento de janeiro através do menu \ Cadastro \ Horários \ Carregar.
Obs.: Ao acessar a pasta anual para processar RAIS, DIRF e Informe de Rendimentos, informar nas datas de processamento em branco a mesma data de processamento da ultima situação ou seja as datas do mês de Dezembro.